Computer & Technik

Standard-Software

MS-Word Formulare für manuelles Ausfüllen

Ein als Vordruck erstelltes Formular kann natürlich auch ausgefüllt wer­den. Am einfachsten geht dies mit den Formular-Funktionen von WORD. Voraussetzung dafür ist allerdings, daß das Formular auf das Ausfüllen vorbereitet wurde.

Einsatz von Sprungmar­ken
In der Praxis bedeutet dies, daß jedes Feld, das ausfüllbar ist, mit einer sogenannten Eintragungs- bzw. Sprungmarke versehen ist. Diese Marke kann mittels der Tastenkombination <Ctrl S> an jeder beliebigen Text­stelle eingefügt werden. Das Interessante an dieser Marke, die auf dem Bildschirm als "»" erscheint, ist, daß WORD ein internes Suchmakro kennt, das es erlaubt, mit Hilfe der Tastenkombinationen <Ctrl B> und <Ctrl E> die jeweils nächste bzw. letzte Eintragungsmarke anzusprin­gen.

Die bereits bekannte Mitarbeiterkartei kann mit wenig Aufwand zum manuellen Ausfüllen erweitert werden. Dazu sind lediglich neun Sprungmarken zu setzen. Zur besseren Übersicht sollten Sie zusätzlich zwischen dem Doppelpunkt und den Sprungmarken jeweils ein oder zwei Leerzeichen einfügen, damit die Eingabe nicht direkt hinter dem Dop­pelpunkt ausgedruckt wird.

Trennen von Formulartext und Eintragungstext
Mit Sprungmarken gekennzeichnte Felder können beim Ausfüllen ange­sprungen werden, ohne daß der Ausfüller mit dem Formulartext direkt in Berührung gerät. Trotzdem kann es natürlich pasieren, daß falsche Ein­tragungen oder Markierungen das Formular ruinieren. Ganz vermeiden läßt sich dies nur dann, wenn Formular und Ausfüllen getrennt sind, was über Makros erreicht werden kann. Dazu muß allerdings ein Formular mit allen Sprungmarken versehen als Textbaustein abgespeichert wer­den. Des weiteren ist ein Makro notwendig, das nacheinander alle Sprungmarken anspringt und jeweils einen Eingabetext erfragt. Optional kann dafür eine kontextbezogene Frage getellt werden.

Aufbau eines Formular-Makros
Ein Makro zum Ausfüllen eines Formulars in der eben beschriebenen Weise kann je nach gewünschtem Komfort mehr oder weniger aufwendig werden. Das Gerüst eines solchen Makros ist jedoch immer gleich:

1.   Gehe an den Textanfang
2.   gefunden = Suche erste Sprungmarke
3.   SOLANGE gefunden
          BESTIMMEN Eintragungstext
          Einfügen Eintragungstext
          gefunden = Suche nächste Sprungmarke
     ESOLANGE
 
kontextbezogene Abfrage des Eingabetextes
Falls gewünscht kann in der SOLANGE-Schleife eine kontextbezogene Frage gestellt werden. Der Fragetext muß allerdings im Makro fest vor­gegeben werden, denn er kann nicht über eine Variable gesteuert wer­den, was eigentlich wünschenswert wäre. Bezogen auf unsere Mitarbei­terkartei könnte ein Makro zum Ausfüllen beispielsweise so ausehen:

Makro zum Ausfüllen der Mitarbeiterkartei
<ctrl pos1>
<ctrl B>

<ctrl B>

<ctrl B>

<ctrl B>

<ctrl B>

<ctrl B>

<ctrl B>

<ctrl B>

<ctrl B>

Makro-Beschreibung
Dieses Makro setzt voraus, daß die Mitarbeiterkartei der erste Text im aktuellen Dokument ist, denn die erste Makro-Anweisung lautet: Gehe zu Textanfang. Für alle Felder des Formulars folgt dann die gleiche Se­quenz:

1. Anspringen der nächsten Sprungmarke
2. Abfragen der Eingabe
3. Einfügen der Eingabe in das Formular.

Verbesserungen und Er­weiterungen
Dieses Makro ließe sich natürlich noch verbessern, wie auch das gesamte Formular noch professioneller - oder sollte ich besser sagen verspielter - gestaltet werden könnte. Ein wichtiger Aspekt, der hier unbeachtet blieb, ist die Tatsache, daß es möglich ist, eine Eingabe mit <RETURN> zu bestätigen, ohne einen Text eingegeben zu haben. Falls gewünscht, läßt sich dies leicht unterbinden. Dazu sind drei zusätz­liche Schritte notwendig, die hier exemplarisch in die Abfrage der Mitar­beiternummer integriert wurden:

Makrogesteuerte Abfrage auf leere Eingabe

Das mit diesem Makro ausgefüllte Formular hat dann beispielsweise die­ses Aussehen:

Formatieren der Tabulato­ren
Beachten Sie dabei die unterschiedlichen Schriftattribute. Die Eingaben wurden mit der Standardschrift (hier Courier 12 Punkt) eingefügt. Ge­steuert wird dieses Verhalten über de Formatierung des Tabulators. Sie können diesem eine spezielle Zeichenformatierung zuweisen, wie bei­spielsweise andere Schriftart oder größe oder auch das Attribut unter­strichen, fett oder kursiv. Daüber hinaus ist es natürlich auch möglich, dem Tabulator ein Füllzeichen (z.B. den Unterstrich "_") zuzuweisen. Dabei gibt es jedoch eine Feinheit zu beachten, wie der folgende Test­ausdruck zeigt:

Unterstreichen versus Füllzeichen
Auf der linken Seite erscheinen alle Texte auf einer durchgezogenen Li­nie, während auf der rechten Seite die Linie vom Text überschrieben wird. Der kleine aber feine Unterschied besteht darin, daß links alle Ta­bulatoren ohne Füllzeichen gesetzt aber unterstrichen wurden, während die Tabulatoren der rechten Formularseite mit dem Unterstrich als Füll­zeichen gesetzt sind.