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Standard-Software

MS-Word Formulare automatisch ausfüllen

Das Formular als ver­kappter Serienbrief
Das automatische Ausfüllen von Formularen unterscheidet sich zwangs­läufig ein wenig vom manuellen Ausfüllen, da diese Variante eher einem Serienbrief gleicht. Wie bei Serienbriefen wird jedes Formularfeld mit einer Variable belegt und über die Serienbrief-Funktion von WORD ausgefüllt. Dazu sind gegenüber der Formularversion zum manuellen Ausfüllen folgende Änderungen vorzunehmen:

Änderungen
- Zu Beginn des Formulars muß die Anweisung STEUERDATEI stehen
- jedes Feld muß mit einer Variable verknüpft sein

Anschließend kann das Formular wie ein gewöhnlicher Serienbrief mit einer Datenbank verknüpft und automatisch ausgefüllt werden.

Beispielformular
Nach Umsetzung aller Änderungen müßte das Beispielformular zum Erfassen der Mitarbeiter so aussehen:

Mitarbeiterkartei

Kombinieren aller Mög­lichkeiten

Da in der Regel immer die Formularvariante dringend benötigt wird, die gerade nicht vorhandenen ist, sollte man bestrebt sein, alle Formulare so aufzubauen, daß sie allen Einsatzkriterien gerecht werden. Dazu gehört, daß ein Formular sowohl perfekt unausgefüllt ausgedruckt, als auch ma­nuell und automatisch ausgefüllt werden kann.

Ein solches Allround-Formular muß drei Merkmale aufweisen:

- optisch ansprechender Aufbau des Formulartextes
- Anweisung "STEUERDATEI" verborgen formatiert
- Serienbriefvariable für das automatische Ausfüllen verborgen formatiert
- Sprungmarken für das manuelle Ausfüllen

Das weiter oben zum automatischen Ausfüllen vorgestellte Formular erfüllt diese Bedingungen - zumindest die letzten drei. Auch das beschriebene Makro zum manuellen Ausfüllen ist auf dieses Formular anwendbar. Wird es benutzt, sieht der Formularrumpf auf dem Bildschirm beispielsweise so aus:

Variable verborgen forma­tieren
Damit die Serienbriefvariable nicht beim manuellen Ausfüllen störend wirken, müssen sie verborgen formatiert werden. Für die Serienbrief­funktion ist es jedoch lebenswichtig, daß beim Ausfüllen die Serienbrief­variable er­kannt werden - und dies setzt voraus, daß sie gedruckt werden. Folglich muß beim Drucken die Option "verborgen drucken - JA" ge­wählt wer­den. Dann können die Variable verborgen bleiben und werden dennoch beim automatischen Ausfüllen korrekt behandelt.

Serienbriefvariable lassen sich als Sprungmarke mißbrauchen
Bleibt das manuelle Ausfüllen. Das komfortable Formularhandling setzt Sprungmarken voraus. Wie es das Leben so will, sind genau diese als Ab­schlußmarkierung der Serienbriefvariable bereits vorhanden. Die Such­makros, die per <Ctrl B> und <Ctrl E> aktiviert werden, durchsuchen den gesamten Text und finden somit auch die verborgen formatierten Abschlußmarkierungen. Als Ergebnis steht der Cursor jeweils direkt hin­ter den Serienbriefvariable. Das explizite Einfügen von Sprungmarken kann somit entfallen.

Vorsicht beim manuellen Ausfüllen
Kritisch bleibt jedoch die Eingabe von Text als Folge des manuellen Aus­füllens. Ein einziges falsches <RETURN> oder ein überflüssiger Ta­bulator lösen eine mittlere Katastrophe aus, weil nichts mehr stimmt.

Makrogesteuertes Aus­füllen
Um diesen Formularkollaps zu verhindern gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Die erste führt über ein Makro, das alle Eingaben an­nimmt, so daß der Ausfüllende gar nicht erst mit dem Formulartext in Berüh­rung kommt. In ein solches Makro ließen sich dann auch noch wei­tere Sicherheitstests einbauen.

Absolutes Positionieren von Absätzen
Der zweite Weg führt über eine selten benutzte Funktion, die WORD seit der Version 5 bietet: Absolutes Positionieren von Absätzen. Mit Hilfe dieser Funktion ist es möglich, Absätze - bzw. in dieser Anwendung Formularfelder - beliebig auf einer Seite zu plazieren. Daduch können Sie insbesondere umgehen, daß Formularfelder, die nebeneinander aus­gedruckt werden sollen, bereits beim Ausfüllen nebeneinander plaziert sind, was sehr schnell zu Fehlern führen kann.

Der Nachteil dieser Methode liegt auf der Hand: Wenn Absätze absolut plaziert werden, fällt die Plausibilitätskontrolle von WORD weg. Mit dem Ergebnis, daß so mancher Ausdruck im Papierkorb landet, weil die Absatzpositionen falsch berechnet waren.

Texte mit absolut positio­nierten Absätzen sind schwer zu überarbeiten
Ein weiteres Manko absolut positionierter Absätze macht sich erst dann bemerkbar, wenn solche Dokumente überarbeitet werden sollen. Das Einfügen von neuen Absätzen bewirkt dann nämlich nicht das automa­tische Vorschieben aller nachfolgenden Absätze. Denn gerade dieses soll ja durch die absolute Position verhindert werden. In einem solchen Fall bleibt also nichts anderes übrig, als alle absolut positionierten Absätze per Hand zu verschieben.

Auch eingescannte For­mulare können verwendet werden
Dennoch überwiegen die Vorteile dieser Methode, so daß wir nicht dar­auf verzichten möchten. Dies gilt umsomehr, wenn Grafiken in das For­mular eingebunden werden sollen. Denn eine wenn auch komplizierte Variante der Formulare haben wir bisher vollkommen außer Acht gelas­sen: Eingescannte Formulare. Mit etwas Geschick und einem Taschen­rechner ist es nämlich möglich, ein eingescanntes Formular als Grafik zu betrachten und exakt auf die Leerstellen Texte absolut zu plazieren. Al­lerdings brauchen Sie dazu viel Geduld, denn die an sich einfache Drei­satzrechnung wird durch Attribute wie Schriftgröße, Zeilen-, Anfangs- und Endabstand und der ohnehin zu berücksichtigenden Absatzausrich­tung zusätzlich beeinflußt.