Computer & Technik

Standard-Software

Kalkulationstabellen in Word-Dokumente einbinden

Word kann Daten von Tabellenkalkulationsprogrammen über­neh­men und auf Wunsch selbständig aktualisieren. Un­ter­stützt wer­den derzeit:

- Lotus 1-2-3 (WKS, WK1)
- Symphony (WKS, WK1)
- MS EXCEL (XLS)
- MS Multiplan

Allerdings erkennt Word 5.0 nur die Lotus-Formate WKS (1-2-3-Version 1.x) und WK1 (1-2-3-Version 2.x). Das WK3-Format der aktuellen Version 3 von 1-2-3 kann Word nicht lesen.

Der Zugriff auf die Daten erfolgt über das Menü "Bibliothek Ver­knüpfen Kalkulationstabelle", das zwei Eingabefelder enthält:

Dateiname
Name des Kalkulationsblattes

Bereich
Zu importierender Datenbereich. Wird keine Eingabe gemacht, übernimmt Word die gesamte Tabelle. Die Eingaben für den Be­reich müssen den Konventionen der jeweiligen Tabellenkalkula­tion entsprechen. Denkbar sind sowohl benannte Bereiche, als auch über die Eckwerte definierte recheckige Tabellenausschnitte.

Multiplan
EXCEL
Bereiche werden über Zeilen/Spalten notiert; Beispielsweise Z1S1..Z10S10.

Lotus 1-2-3
Spalten werden mit Buchstaben und Zeilen mit Zahlen codiert; beispielsweise A1..E17.

Für alle Formate ist jedoch verbindlich, daß Start- und Endzelle durch zwei Punkte ("..") voneinander getrennt werden müssen und der gewünschte Bereich nicht 32 KByte übersteigen darf.

Import der Kalkulations­daten
Word importiert die Daten aus den Kalkulationsblättern derart, daß jeweils eine Zeile einen Satz und die gesamte Tabelle einen Absatz bildet. Den Beginn der eingefügten Tabelle markiert eine verborgen formatierte Anweisung des Formats

.K.Tabelle,Bereich

wobei der Bereich leerbleibt, wenn Word die gesamte Tabelle in­tegriert.

Das Ende der Daten markiert wiederum eine verborgen forma­tierte .K.-Anweisung.

Die einzelnen Spalten sind durch Tabulatorzeichen voneinander getrennt.

Die importierte Tabelle ist unformatiert
.K.MULTI.MPL,
     Jan  Feb  März

Umsatz    14000 15000 17000

Gehält.   3800 3800 3800
Zinsen    600  700  700
Miete 1100 1100 1100
Werbung   500  700  1000
Einkauf   4500 5000 6500

Kosten    10500 11300 13100

Gewinn    3500 3700 3900.K.

Spalten mit Tabulatoren ausrichten
Mit Hilfe von Tabulatoren lassen sich diese Spalten perfekt aus­richten. Wird die Tabelle zusätzlich umrahmt und mit geeigneten Zeichenattributen versehen, ist schon beinahe veröffentlichungs­reif:

Mit weiteren Zeichenformatierungen wie beispielsweise Unter­streichen oder eine trennende waagrechte Linie läßt sich die Ta­belle weiter aufpolieren.

Aktualisieren der Tabelle
Werden die verborgen formatierten .K.-Steueranweisungen nicht gelöscht, ist Word in der Lage, die Tabelle mit den neuesten Daten zu aktualisieren. Dazu muß die Tabelle oder der gesamte Text markiert und anschließend "Verknüpfen Kalkulationstabelle" ohne jegliche Eingaben aufgerufen werden. Es erscheint dann die kurze Sicherheitsabfrage:

Sicherheitsabfrage

Wird J eingegeben, fügt Word die entsprechenden Tabellenbe­reiche noch einmal ein und ersetzt dabei die ursprünglichen Daten durch die neuen Tabelleninhalte. Alle Abstz- und Druckformate werden dabei beibehalten. Zeichenformate allerdings nur dann, wenn sie über die Druckformatvorlage mit dem Absatzformat ver­bunden sind.

Grafik zur Tabelle
Die zugehörigen Geschäftsgrafiken können über den Befehl "Verknüpfen Grafiken" hinzugefügt werden. Von Lotus 1-2-3 und Symphony kann sofort eine Grafik im PIC-Format übernommen werden, für Multiplan und EXCEL muß zunächst eine Grafik ex­portiert und Word importiert werden.