Computer & Technik

Standard-Software

Formulare mit MS-WORD

Formulare gehören zum Leben wie das täglich Brot. Dies läßt sich leider nicht ändern. Mit MS-WORD läßt sich aber der Formularkrieg stark vereinfachen. Denn MS-WORD unterstützt die Formularbearbeitung in mehrfacher Hinsicht. Zunächst lassen sich mit WORD auf recht ein­fache Weise anspruchsvolle Formulare entwerfen und als Dokument oder Textbaustein abspeichern oder auch ausdrucken. Anschließend können diese Formulare manuell oder automatisch ausgefüllt und ge­druckt wer­den. Insbesondere das datenbankgestützte automatische Aus­füllen von Formularen bietet interessante Einsatzmöglichkeiten.

Unterscheidung einzelner Formularkategorien
Je nachdem, wie die Formulare später ausgefüllt bzw. gedruckt werden sollen, lassen sich drei Gruppen von Formularen bilden, die bereits bei der Erstellung unterschiedlich behandelt werden müssen:

- Formulare für automatisches Ausfüllen
- Formulare für manuelles Ausfüllen
- Formulare als Vordrucke

Formulare als Vordrucke

Formulare als Vordrucke stellen die einfachste Form des Formulars dar. Ihre Erstellung unterscheidet sich von einem normalen Text lediglich dadurch, daß die einzelnen Informationen großräumiger auf dem Doku­ment plaziert werden. Ausgefüllt werden die Vordrucke später per Hand oder mit Schreibmaschine. Dies gilt auch für ein ganz spezielles Formu­lar: Den Briefkopf. Mit WORD ist es kein Problem, einen anspruchs­vollen Briefkopf zu gestalten, der - wenn mit einem Laserdrucker ausge­druckt - sogar als Vorlage für eine Druckerei dienen kann.

Formulare optisch aufbe­reiten
In Verbindung mit den Spalten- und Rahmenfunktionen von WORD lassen sich speziell bei Verwendung von Laserdrucker und Softfonts an­spruchsvolle Formulare entwerfen. Aber auch mit normalen Matrix­druckern können Sie brauchbare Ergebnisse erzielen.

Ein Beispiel für ein recht einfaches Formular ist die folgende Mitarbei­terkartei, die als reines Vordruck-Formular gestaltet wurde. Zur Gestal­tung wurden neben zwei Schriftgrößen auch Rahmen und Linien einge­setzt. Die Plazierung der Spalten erfolgte über Tabulatoren.

Damit die Rahmen auch tatsächlich die gewünschten Blöcke um­schließen, muß anstelle des harten <RETURN> die weiche Zeilen­schaltung mit <Umsch Return> verwendet werden.

Mitarbeiterkartei

Unabhängig von der Art und Weise des Ausfüllens können auch Vor­druck-Formulare für das Ausfüllen vorbereitet und entsprechend erstellt werden. Dies erleichtert das spätere Umstellen auf eine rationellere Da­tenverarbeitung.