Computer & Technik

Standard-Software

Drucken von Etiketten mit MS-WORD

Hinter dem Begriff "Etiketten" verbirgt sich mehr als nur das reine Adreßetikett. Etiketten werden in nahezu allen Geschäfts- und Lebenslagen benötigt und verwendet. Dazu zählen neben so ein­fachen Anwendungen wie Adreß- oder Namensetiketten auch Aufkleber für Disketten, Videocassetten und vieles mehr.

Mehrspaltige Etiketten er­fordern mehr Arbeit
Die Arbeitsweise ist für alle Arten von Etiketten gleich, wobei sich jedoch zwei Varianten unterscheiden lassen:

- Einspaltige Etiketten
- Mehrspaltige Etiketen

Der Arbeitsaufwand für mehrspaltige Etiketten, ist dabei ungleich höher und führt in Einzelanwendungen auch zu Einschränkungen gegenüber einspaltigen Etikettenanordnungen.

Laserdrucker benötigen Etiketten auf Einzelblätter
Besitzer von Laser- oder PostScript-Drucker bleibt jedoch keine Wahl. Sie müssen Aufgrund der Bauweise der Drucker Einzelblät­ter verwenden, auf denen kleinere Etiketten immer in zwei oder mehr Spalten angeordnet sind.

Auf Matrix- oder Typenraddrucker können dagegen sowohl ein- als auch mehrspaltige Etiketten verarbeitet werden. Welchem Ma­terial der Vorzug zu geben ist, hängt von der Anwendung ab. In aller Regel sind jedoch einspaltige Etiketten leichter zu handha­ben.

Etiketten mit Seriennum­mern
Werden Etiketten mit Seriennummern benötigt, deren variabler Teil nur aus Ziffern besteht, beispielsweise für Programmdisket­ten, kann dies mit einspaltigen Etiketten und MS-Word problem­los gelöst werden.

Grundsätzlich lassen sich bei den Etiketten zwei Typen unteschei­den:

- Ettiketten mit variablem Inhalt
- Standardetiketten, die immer gleich sind.

Standardetiketten

Standardetiketten lassen sich recht einfach als Mehrfachdruck der gleichen Seite erzeugen. Dazu muß lediglich ein Etikett gestaltet werden. Der Ausdruck erfolgt wie gewohnt, wobei jedoch im Menü "Druck Optionen" im Feld Exemplare die Anzahl der Etiketten einzutragen ist.

Einstellen des Seitenfor­mats
Die Formatierung eines Standardetiketts gleicht der Formatierung einer normalen Textseite. Im Menü "Format Bereich Seitenrand" sind die Ausmaße des Etiketts als Seitenbreite und Seitenhöhe einzutragen. Hier liegt auch die häufigste Fehlerquelle beim Er­stellen von Etiketten: Da es sich um Endlos-Etiketten handelt, ist fast immer ein kleiner vertikaler Abstand zwischen den einzelnen Etiketten. Dieser Abstand muß in die Seitenlänge mit einberech­net werden, so daß sich die Seitenhöhe aus dem Abstand Ober­kante erstes Etikett bis Oberkante zweites Etikett ergibt. Der obere Seitenrand wird auf 0 und der untere Seitenrand auf die Länge des freien Raums zwisches den Etiketten eingestellt. Der rechte und linke Rand ergibt sich aus der Breite der Etiketten.

Für ein solches Etikett stehen alle Gestaltungselemente zur Verfü­gung, die auch für normale Texte verwendet werden können. Von Linien bis hin zu importierten Grafiken (beispielsweise Firmen­logo) ist alles denkbar. Einzige Einschränkung: Es muß alles auf das Etikett passen und dieses einigermaßen übersichtlich bleiben.

Einfügen von Seriennum­mern...
Speziell für Diskettenaufkleber aber auch für Aufkleber für Mu­sik- und Videocassetten werden häufig fortlaufende Nummern benötigt, die in das Etikett zu integrieren sind. Dies ist für Stan­dardetiketten jedoch kein Problem, da jedes Etikett formal als ei­genständige Seite betrachtet wird, die eine eigene Seitennummer erhält. Dazu kann der in Word standardmäßig enthaltene Text­baustein "(Seite)" verwendet werden, der jedoch den eigenen Be­dürfnissen angepaßt werden muß.

...über die Seitennumme­rierung
Wird "(Seite)" unverändert übernommen, beginnt Word bei jedem Ausdruck mit der Nummer "1" für erste Seite. Dies ist aber selten erwünscht, da eine Seriennummer über einzelne Druckaufträge hinweg Bestand haben muß. Über das Menü "Format Bereich Pa­ginierung" läßt sich darum in Word die Seitennummerierung indi­viduell einstellen, indem die erste Seite einen vorgegebenen Wert zugewiesen bekommt.

Zusätzlich läßt sich die so erhaltene Nummer noch ein wenig "verpacken", indem beliebige alphanumerische Zeichen davor oder dahinter plaziert werden. Um beispielsweise die Seriennum­mern

AX85001000-1 bis AX85004999-1

zu erhalten, für die der Startblock "AX8500" und das Anhängsel "-1" fest vorgegeben sind, sind fünf Schritte erforderlich:

1. Startblock
Zuerst wird der Startblock "AX8500" geschrieben.

2. Seitennumer einfügen
Anschließend wird der Textbaustein "(Seite)" eingefügt.

3. Startseite festlegen
Im Menü "Format Bereich Paginierung" ist die Seitenzahl auf (Beginn) zu setzen und im Feld "bei:" 1000 einzutragen.

4. Anhängsel
Zu guter letzt folgt das Anhängsel "-1".

Auf dem Bildschirm erscheint diese Seriennummer als

AX8500(Seite)-1

Die Seriennummer kann wie jeder andere Text formatiert und mit besonderen Zeichenattributen wie beispielsweise fett versehen werden.

Die Seriennummer ist nur für einspaltige Etiketten verwendbar
Die hier vorgestellte Methode zum Erzeugen von Seriennummern läßt sich natürlich nicht nur für Standardetiketten verwenden, son­dern auch für solche mit variablen Inhalten - solange es sich um einspaltiges Etikettenmaterial handelt. Denn nur auf diesem ist je­des Etikett mit einer logischen Seite gleichzusetzen. Auf mehrspal­tigem Material funktioniert diese Vorgehensweise nicht.