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Das Etikett als Serienbrief

Das Drucken von Etiketten mit variablen Inhalt ähnelt dem Drucken von Serienbriefen. Wie bei diesen muß eine Steuerdatei angelegt werden, die für jedes Etikett die veränderbaren Informa­tionen enthält.

Falls die Leerzeile, die durch die Steuerdatei-Anweisung entsteht, nicht gewünscht wird, läßt sich der überflüssige Zeilenvorschub durch drei Maßnahmen unterdrücken:

Zeilenabstand 0
Die sauberste lösung ist das Einstellen eines Zeilenabstandes mit der Länge 0 im Menü "Format Absatz". Eine solche Nullzeile wird von Word beim Drucken herausgefiltert.

Anweisung Verborgen formatieren
Alternativ dazu kann die Steuerdatei-Anweisung verborgen forma­tiert werden. Dann ist allerdings darauf zu achten, daß beim Aus­druck verborgen formatierte Zeichen nicht mit ausgedruckt wer­den.

Anweisung und erste Va­riable in einer Zeile
Die dritte Möglichkeit, die unerwünschte Leerzeile zu unter­drücken, besteht darin, die Steuerdatei-Anweisung in einer Zeile mit der ersten Textzeile des Etiketts zu plazieren. Dies führt je­doch schnell dazu, daß man die Übersicht verliert.

Ausdrucken
Die weiteren Schritte unterscheiden sich nicht von der Erstellung eines Standardetikettes beziehungsweise eines normalen Doku­ments. Das Etikett kann wie jeder andere Text aus formatiert und gestaltet werden. Zum Drucken muß jedoch für jedes Etikett ein Steuersatz vorhandenen sein. Die Anzahl der ausgedruckten Eti­ketten ergibt sich somit indirekt als Anzahl der Steuersätze. Der Druck selbst wird über "Druck Serienbrief Drucker" eingeleitet.

Mehrspaltige Etiketten auf Einzelblättern

Mehrspaltige Etiketten auf Einzelblättern erfordern etwas mehr Aufwand als einspaltige auf Endlospapier. Der Hauptunterschied besteht darin, daß auf dem Einzelblatt das auszudruckende Etikett entsprechend häufig vorhandenen sein muß. Dazu sind mehrere Schritte nötig:

Spaltensatz aktivieren
Zunächst muß im Menü "Format Bereich Layout" die Anzahl der Spalten festgelegt werden. Als Abstand zwischen den Spalten ist in der Regel 0 einzugeben, da speziell für Laserdrucker die Etiketten nahlos aneinander reichen. Bei Laserdrucker ist ferner darauf zu achten, daß die Ränder in der Regel nicht vollständig bedruckt werden können. Bei der Einteilung der Spalten ist darum vom tatsächlich bedruckbaren Bereich auszugehen, wie er beispiels­weise in der Layout-Kontrolle angezeigt wird.

Generieren eines Etiket­tenlayouts
Das erste Etikett ist analog zum einspaltigen Verfahren zu definie­ren. Allerdings ist jetzt nach den eigentlichen daten als letzte An­weisung der Steuerbefehl "" einzufügen.

Kopieren des Etiketts
Das so erzeugte Etikett ist so oft zu Kopieren, bis die Anzahl der Etiketten pro Spalte erreicht ist. Anschleßend ist die gesamte Spalte so oft zu Kopieren, wie Spalten auf dem Etikettenmaterial vorhanden sind. Dabei darf jedoch nicht die Zeile mit der Steuer­datei-Anweisung mitkopiert werden.

Ausdrucken
Nachdem auf diese Weise eine Seite mit entsprechend vielen Eti­ketten aufgefüllt wurde, kann das Ausdrucken beginnen. Dies er­folgt wie gewohnt über den Befehl "Druck Serienbrief Drucker".

Korrspondenz und mehrspaltige Adreßetiketten

Bisher wurde stillschweigend vorausgesetzt, daß die Etiketten in ausreichender Menge anfallen, was bei Standardetiketten oder anläßlich Serienbriefaktionen sicherlich der Fall sein dürfte. Doch was tun, wenn der normale Schriftwechsel über einen Laser- oder PostScriptdrucker abgewickelt wird? Dann helfen nur zwei Me­thoden: Entweder Etiketten auf Vorrat drucken oder den Schrift­wechsel so organisieren, daß alle Briefe in einem Arbeitsgang an­fallen.

Die Arbeit organisieren
Werden alle Briefe hintereinander bearbeitet, lohnt es sich, mit zwei Bildschirmfenstern zu arbeiten, wobei in einem Fenster der Brief geschrieben und im anderen Fenster der Steuersatz erzeugt wird.

Auf diese Weise werden alle Briefe wie auch alle Etiketten korres­pondiert erfaßt, so daß zu jedem Brief auch ein Etikett vorhanden ist. Anschließend können alle Etiketten en bloc ausgedruckt wer­den, so daß die einzelnen Etikettblätter optimal ausgenutzt wer­den.