Computer & Technik

Standard-Software

Arbeiten mit der Gliederungsfunktion von MS-Word

Erstellen der Gliederung
Nach dem Umschalten in den Gliederungsmodus zeigt Word in der Statuszeile nicht mehr Seiten-, Zeilen- und Spaltennummer an, sondern die Ebene, auf der man sich gerade befindet, beziehungs­weise "Text", wenn die Gliederung nachträglich erstellt wird.

Grundsätzlich gibt es drei mögliche Arbeitfolgen zum Erstellen der Gliederung:

- Zuerst die Gliederung erstellen, dann den Text
- Gliederung beim Erfassen des Textes erzeugen
- Gliederung in bestehenden Text integrieren

Gliederung vorab erstellen
Wird die Gliederung zuerst erstellt, beginnt man mit einem leeren Bildschirm. Nachdem in den Gliederungsmodus geschaltet wurde, ist die erste Eingabe automatisch die erste Gliederungstufe. Die Eingabe wird wie ein normaler Absatz mit einem <Return> abge­schlossen. Anschließend gelangt man über <Alt 0> zur nächst niedrigeren Ebene, die nächste Überschrift wird also zu einem Unter­punkt.

Über <Alt 9> gelangt man wieder eine Stufe höher. Auf diese Weise lassen sich komplexe Hierachiestukturen erzeugen und an­schließend mit Text füllen.

Gliederung beim Erfassen erzeugen
Das Gliedern während des Erfassens eines Textes verläuft analog. Die einzelnen Absätze sind jeweils gemäß der Gliederungsebene einzustufen. Zunächst ist also die Überschrift zu schreiben und mit <Return> zu bestätigen. Anschließend kann mit <Alt N> ein normaler Textabsatz erzeugt und mit Fließtext gefüllt werden.

Gliederung nachträglich erstellen
Ist ein bereits fertiger Text mit einer Gliederung zu versehen, kann die Gliederungsfunktion ebenfalls eingesetzt werden, um den Text übersichtlicher zu gestalten. Dazu muß der Text geladen und mit <Umsch F2> in den Gliederungsmodus geschaltet werden. Jeder Absatz, der zu einer Gliederung gehört, ist jetzt zu markieren und mit den Tastenkombinationen <Alt 0> beziehungsweise <Alt 9> einzustufen.

Verwenden von Druck­formatvorlagen
Das Arbeiten mit Druckformatvorlagen hat gerade bei der Arbeit mit Gliederungen unschätzbare Vorteile. Mit den normalen Hierachiefunktionen <Alt 0> und <Alt 9> ist es nämlich nicht möglich, eine Gliederungsebene zu überspringen, beispielsweise von Stufe zwei nach Stufe vier, wobei die Stufe drei ausgelassen werden soll. Dies ist nur mit Hilfe von Druckformatvorlagen mög­lich, die Tastenschlüssel für die einzelnen Ebenen zur Verfügung stellen. Mit GLIEDERN.DFV ist bereits eine standardisierte Druck­formatvorlage für Gliederungen im Lieferumfang von Word ent­halten. Sie kann als Vorlage für eigene Erweiterungen dienen.

Gliederungen umstellen

Nachbearbeitung
Auch eine fertige Gliederung kann noch weiter bearbeitet werden. So kommt es beispielsweise sehr häufig vor, daß die Reihenfolge einzelner Absätze verändert werden muß. Dazu schaltet man am besten das Gliederungs-Aufbaubild ein, in dem Überschriften und Fließtexte miteinander gekoppelt sind. Verschiebt man jetzt eine Überschrift beispielsweise durch Löschen und anschließendem Einfügen an anderer Stelle, verschieben sich auch die zugehörigen Texte einschließlich der untergeordneten Überschriften und Texte.

Sortieren von Überschriften
Sollen mehrere Überschriften einer Ebene umgestellt werden, ist es unter Umständen einfacher, die Überschriften zu sortieren. Auch hierbei werden die untergeordneten Überschriften und Texte automatisch mit umgestellt. Dazu sind vier Schritte notwen­dig:

1. Vor jeder Überschrift ist eine Zahl einzufügen, die der Position in der neuen Reihenfolge entspricht;

2. der zu sortierende Teil der Gliederung ist zu markieren

3. und kann anschließend über "Bibliothek Sortieren" mit "Option: Numerisch" in die neue Reihenfolge gebracht werden.

4. Als letzte Tätigkeit bleibt noch, die eingefügten Zahlen wieder zu entfernen.

Gliederungen numerieren

Word kann Überschriften automatisch automatisch numerieren, wobei sechs Standardformate angeboten werden:

Standardformate

Format festlegen
Das Format der automatischen Numerierung wird durch das For­mat der ersten Überschrift festgelegt. Damit Word die Vorgabe korrekt erkennt, muß eine "Zahl"

- mit einem Punkt oder einer schließenden Klammer, gefolgt von einem Leerzeichen oder einem Tabulator eingegeben werden;

- die mit einer öffnenden Klammer beginnt, mit einer schließenden Klammer beendet werden.

Beispiel
Korrekte Eingaben wären also

(A)  <Tab / Leertaste>
A.   <Tab / Leertaste>
II)  <Tab / Leertaste>

Wird kein Format vorgegeben, verwendet Word einen Mix aller Formate in einer festen Reihenfolge:

Vorgebenes Format

Individuelle Numerierung
Es ist natürlich auch möglich eine individuelle gemischte Numerie­rung zu verwenden. Dazu muß für jede Gliederungsebene die erste Überschrift mit einem Format gekennzeichnet werden. Word ver­wendet dann für alle Überschriften dieser Gliederungsstufe das gewünschte Format.

Beginn der Numerierung
Ausgelöst wird das automatische Numerieren über "Bibliothek Numerieren". Dieses Menü bietet zwei Felder:

Neu/Entfernen
Wird (Neu) gewählt, numeriert Word alle markierten Überschrif­ten neu, während (Entfernen) alle Numerierungen aus der Gliede­rung entfernt.

Folgen-Neubegin
(Ja) beginnt erneut bei der ersten Zahl des Numerierungsforma­tes, während (Nein) bei der zuletzt verwendeten Zahl beginnt, die Numerierung also fortführt.

Wiederholen der Numerie­rung
Das Numerieren kann beliebig oft wiederholt werden. Word ver­wendet dazu das jeweils bestehende Format.

Drucken einer Gliederung

Soll eine Gliederung ohne die zugehörigen Textkörper ausge­druckt werden, muß zuvor in den Gliederungsmodus geschaltet werden. Word druckt jetzt alles das, was auf dem Bildschirm zu se­hen ist. Alle ausgeblendeten Teile der Gliederung sowie alle Text­körper werden nicht mit gedruckt.

Formatieren der Gliede­rung
Beim Drucken berücksichtigt Word lediglich das Zeichenformat, nicht hingegen Absatzformate, so daß es pasieren kann, daß sich einzelne Zeilen gegenseitig überdecken.

Allerdings ist es möglich, aus der Gliederung ein Inhaltsverzeichnis zu machen, das dann alle Formatierungen gemäß einer Druck­formatvorlage berücksichtigt.